Uma notificação extrajudicial pode formalizar uma cobrança, registrar um descumprimento ou solicitar uma providência. Para ser útil, precisa expressar com clareza o que aconteceu, qual obrigação está em discussão e o que se pretende. O título do documento não torna verdadeira toda alegação que ele contém.

Comece pelo contrato e pelos fatos

Reúna o contrato, os aditivos e os registros da operação. Compare o que foi contratado com o que foi entregue ou pago. Monte uma cronologia e separe fatos documentados de informações que ainda precisam ser confirmadas.

Na cobrança de valores, confira vencimentos, pagamentos parciais e o cálculo do saldo. Em discussão sobre serviço, identifique as entregas, os critérios de aceite e as comunicações anteriores. Evite acusações genéricas e informações que não possam ser sustentadas.

Defina o objetivo e a providência solicitada

Descreva de forma objetiva o que se espera do destinatário: esclarecimento, entrega, pagamento ou outra medida compatível com o vínculo. Um prazo sugerido na notificação precisa ser avaliado à luz do contrato, da lei e das circunstâncias; ele não cria automaticamente uma obrigação inexistente.

O art. 397 do Código Civil distingue a mora em obrigação positiva e líquida com termo da situação em que não há termo, na qual prevê interpelação judicial ou extrajudicial. Por isso, não se deve afirmar que toda cobrança exige notificação prévia ou que qualquer mensagem produz os mesmos efeitos.

Cuide do destinatário e da comprovação

Confira quem representa a empresa e qual canal foi previsto para comunicações. Preserve o conteúdo enviado, os anexos e os comprovantes de entrega disponíveis. A escolha do meio deve considerar o negócio e a necessidade de demonstrar a comunicação.

Se a sua empresa recebeu a notificação

Registre o recebimento, encaminhe o documento integral aos responsáveis e organize os comprovantes relacionados. Não reconheça valores ou fatos sem conferência. Ao mesmo tempo, não ignore a mensagem apenas porque ela não veio de um tribunal.

Uma resposta deve considerar o objetivo da empresa e os efeitos do que será declarado. Negociação, cumprimento, contestação e encerramento são caminhos distintos que dependem da análise da situação.

Perguntas frequentes

A notificação é uma ordem judicial?

Uma notificação extrajudicial não é, por si só, decisão de um juiz.

Receber significa concordar?

O recebimento e a concordância são questões diferentes. O conteúdo e a resposta precisam ser examinados.

Posso apagar as conversas após responder?

Preserve os registros relevantes da relação e da comunicação, observando os deveres aplicáveis.

Confira também como organizar documentos para cobrança empresarial e os cuidados no distrato.

Renan Klein — OAB/PR 99.254. Conteúdo informativo; a orientação depende do contrato e das circunstâncias.

Fonte: Código Civil, arts. 397 e 422.